Fonctions règlementaires


Les fonctions réglementaires de la direction de la pharmacie, du médicament et des plantes médicinales 

Ces divisions permettent à la DPM d’assurer ses fonctions réglementaires qui sont :

  1. Autoriser et controler les importation et les exportations
  2. Evaluer les demandes et octroyer les autorisations de mise sur le marche des medicaments.
  3. Auditer les etablissements pharmaceutiques afin de verifier leurs conformite aux bonnes pratique pharmaceutiques.
  4. Autoriser les etablissements soumis a la reglementation pharmaceutique.
  5. Controler la qualite des medicaments.
  6. Assurer la pharmacovigilance. 
  7. Surveiller le marche des medicaments
  8. Controler la promotion  et la publicite sur les medicaments.
  9. Autoriser les essaies  cliniques. 
  10. Promouvoir l'usage rationnel du medicament
  11. Elaborer les normes.

Cette procédure décrit le parcours suivi par les dossiers depuis son dépôt au secrétariat de la DPM jusqu’à son approbation par le Directeur de la DPM en passant par les différents services habilités pour son traitement.

Description de la procédure

  1. Réception des dossiers
  2. Orientation des dossiers
  3. Traitement des dossiers
  4. Transmission des suggestions à la Direction
  5. Approbation et finalisation
  6. Archivage des dossiers

Exécution de la procédure


Tout dossier adressé à la DPM doit être déposé au secrétariat de la direction où il doit être réceptionné et enregistré.

A l’enregistrement, le secrétaire de la DPM doit être porter les éléments suivants au dossier réceptionné :

  1. Service émetteur.
  2. Numéro d’enregistrement du secrétariat de Direction.
  3. Cachet de la direction et la date de réception du dossier.
  • Le secrétariat de direction transmet le dossier réceptionné au directeur de la DPM qui en prend connaissance et l’oriente avec des annotations vers la division ayant les attributions pour le traitement. Les cas échéant, le directeur peut se saisir du dossier et le traiter lui-même.
  • Le dossier portant des annotations du directeur retourne au secrétariat de direction qui le transmet à la division. Signalée à ce niveau, la réception du dossier ou courrier administratif venant de la direction est assurée par le secrétariat de la division qui l’enregistre et le transmet au chef de division pour traitement en se référant aux annotations du directeur.
  • En fonction de la spécificité de la matière constituant le dossier, le chef de division oriente le dossier vers le chef de bureau ayant le dossier dans ses attributions pour traitement par le biais de son secrétariat. (Pour les divisions qui disposent d’un secrétariat)
  • Le chef de bureau vers qui le dossier est orienté peut recourir aux compétences des chefs de cellules pour le traitement du dossier.
  • Le chef de bureau vers qui le dossier est orienté ou son collaborateur l’examine et le traite selon les règles de l’art, et en se référant aux annotations du directeur. Il y appose son paraphe après traitement du dossier et le transmet au secrétariat de la division.
  • Le secrétariat de division transmet le dossier au chef de division.
  • Le chef de division apprécie le travail réalisé par ses collaborateurs et l’approfondit, le cas échéant, et finalise le traitement.
  • Le chef de division y appose son paraphe et transmet le dossier au secrétariat de la division.
  • Le secrétariat de la division transmet le dossier traité au secrétariat de la direction.
  •  Au cas où les éléments fournis par ses collaborateurs ne correspondent pas aux annotations du directeur, le chef de division peut instruire le chef de bureau de réexaminer le dossier afin d’aboutir à des éléments acceptables.  
  • Le traitement d’un dossier à niveau quelconque est sanctionné par un paraphe
  • Les résultats obtenus à l’issue du traitement de dossier à la division sont enfin transmis au directeur chef de service de la DPM par son secrétariat.
  • Les propositions des solutions au problème posé sont laissées à la l’appréciation du directeur de la DPM pour décision et clôture du dossier ou signature.
  • Tout dossier traité à la DPM doit être enregistré, numéroté et archivé au sein de la DPM.
  • Les correspondances sont archivéau secrétariat de direction après avoir été numéroté, et les autres dossiers sont archivés au secrétariat des divisions en fonction de leurs spécificités. En fonction des données ou informations, l’archivage peut être fait sous le format électronique.